Gerekenden uzun saklamayan, kayıtlı bir imha süreci.

Saklama süreleri

• İletişim ve teklif talepleri: gönderimden itibaren 24 ay
• Müşteri ve teknik muayene memnuniyeti anketleri: gönderimden itibaren 24 ay
• Eğitim talebi ve eğitim değerlendirmesi (formlar kaldırıldı, daha önce alınmış kayıtlar için): gönderimden itibaren 24 ay
• Müşteri müracaatı ile şikâyet, itiraz ve öneri: gönderimden itibaren 36 ay
• İş ve staj başvurusu: gönderimden itibaren en fazla 9 ay; süreç daha önce kapanırsa kapanıştan itibaren en fazla 6 ay ve iki tarihten önce gelen
• Kabul edilen adayın yinelenen web/e-posta/dışa aktarım kopyaları: gerekli personel veya staj kaydına kontrollü aktarım sonrası en geç 30 gün
• Yönetim panelinden oluşturulan CSV kopyaları: oluşturulduğu tarihten itibaren en geç 30 gün
• Yedekler: hizmet sağlayıcı sözleşmesinde belirlenecek ve 90 günü aşmayacak döngü; silinen kayıtlar olağan yedek döngüsünde geri döndürülemez hâle gelir
• Silme, yok etme ve anonimleştirme işlem kayıtları: işlem tarihinden itibaren en az 3 yıl

Süreyi başlatan olay

Web formlarında süre gönderim zamanında başlar. Kariyer kayıtlarında kapanış tarihi ayrıca kaydedilir. Başka bir iş sürecine aktarılan kayıt için yeni amaç, hukuki sebep ve süre ilgili veri envanteri satırında ayrıca belirlenir.

Bir kaydın birden çok süreye tabi olması hâlinde, yürürlükteki kanuni zorunluluk ve belgelenmiş amaç değerlendirilir; hiçbir kayıt sırf teknik olarak mümkün olduğu için süresiz tutulmaz.

Hukuki bekletme

Devam eden uyuşmazlık, denetim, yetkili makam talebi veya açık kanuni saklama zorunluluğu varsa yalnızca ilgili kayıt için hukuki bekletme uygulanabilir. Bekletme nedeni, sorumlusu, başlangıç tarihi ve gözden geçirme tarihi kayda alınır.

Toplu veya süresiz bekletme yapılamaz. Neden sona erdiğinde bekletme kaldırılır ve süre dolmuşsa kayıt ilk periyodik imhada silinir.

Periyodik imha

Saklama süresi dolan kayıtlar ayda bir kontrol edilir. Hukuki bekletmesi bulunmayan form kaydı, notları ve yüklenen ekleri birlikte silinir. İmha işlemi; kişisel içeriği taşımayan özet referans, form türü, yöntem, gerekçe ve zaman bilgisiyle kaydedilir.

Kâğıt ortamındaki veriler geri döndürülemeyecek biçimde çapraz kesim veya güvenli imha hizmetiyle; elektronik veriler yetkili silme, kriptografik silme veya ortamın fiziksel yok edilmesi yöntemlerinden uygun olanla imha edilir.

Anonimleştirme

İstatistiksel ihtiyaç devam ediyorsa veri, kişiyle doğrudan veya dolaylı olarak ilişkilendirilemeyecek biçimde anonimleştirilebilir. Yalnızca ad-soyadın kaldırılması anonimleştirme sayılmaz; bağlantı kurulabilirliği, ayırt edicilik ve yeniden tanımlama riski test edilir.

Görev ve kontroller

• KVKK irtibat sorumlusu aylık imha raporunu ve bekletme listesini kontrol eder.
• Bilgi teknolojileri yetkilisi veritabanı, ek dosya, e-posta ve yedek kopyalarında imhayı uygular ve delillendirir.
• İnsan kaynakları kabul edilen adaylarda kontrollü aktarım ve yinelenen kopya temizliğini doğrular.
• Birim yöneticileri dışa aktarılan CSV, yerel dosya ve e-posta kopyalarını 30 gün içinde siler.
• Politika en az yılda bir ve sistem, mevzuat veya iş süreci değiştiğinde gözden geçirilir.